Tipos de documentos de oficina🍂

-En los procesos empresariales los documentos fundamentan el óptimo desarrollo de las actividades. Indican procedimientos, características, reglamentación y modos de comunicación.

-Los documentos permiten la obtención de EVIDENCIAS de los diferentes procesos o actividades realizadas en la empresa.

-De la correcta realización y entrega de los documentos depende el óptimo funcionamientos de los procedimientos en la empresa.

-Como principal medio de comunicación la empresa maneja flujo de documento:

*DE PROCEDIMIENTO Y PRODUCTO.

*INTERNO Y EXTERNO.

CARTA COMERCIAL

Es una comunicación escrita cuyo contenido es formal esta relacionado con operaciones comerciales, negocio, compra, venta, propaganda y movimiento entere dos empresas.

Características

*Claridad

*Brevedad

*Cohesión

*Coherencia

*Cortesía

*Estética como:(tipo de papel, colores formales, tamaño y tipo de fuente arial-calibri entre 11y12)

ACTA

Es un documento que registra los sucesos y acuerdos llevados a cabo en una reunión. Normalmente se escribe en un ¨libro de actas¨ archivándolo de acuerdo a la empresa.

Características

*Según la empresa codifica.

*Encabezamiento, título, nombre de la empresa o asociación.

*Lugar, fecha, hora de comienzo y terminación.

*Lista de asistentes.

*Resumen de los debates.

*Acuerdo de compromisos adquiridos.

*Firma del presidente.

*Firma del secretario o realizador de acta.

MEMORANDO

Es una comunicación, que se utiliza para informar una situación o decisión donde se reseñan hechos, razones y circunstancias que deben tener presentes ante un asunto importante.

Características

*Se redacta en tercera persona.

*Se refiere a un tema especifico.

*Utiliza una construcción positiva.

*Las oraciones son directas, claras y cortas.

*Los requisitos estéticos se ajustan a la empresa o institución.

INFORME

Es un texto en el que hay presencia del discurso expositivo como el argumentativo se exponen varios datos dirigidos a un destinatario este debe tomar una decisión respecto al tema tratado en el texto.

Características

*El informe es generalmente redactado para un superior.

*El contenido del informe no depende de la elección del autor.

*Responde a una solicitud de informar.

*Tinta y tamaño de fuente (legible-formal, arial - calibri entre 11 y 12).

*Viñetas

*Destinatario y remitente claro.

*Tipo de papel.

CARTA CIRCULAR

Se utiliza para dar a conocer actividades internas de la institución. Así como las normas generales, cambios políticos y asuntos de interés común.

Características

*Las cartas circulares internas se elaboran en papel sin membrete y logotipo.

*Las externas si llevan membrete y logotipo firmada por el remitente.

*Estética sencilla.

*Tipo de papel

*Tinta negra excepto logotipos, membretes e imágenes anexas

*Tamaño de letra (legible - formal )

*Tipo de fuente (arial - calibri entre 11 y 12).